DocPuzzle (ドックパズル) 

社内での教育や理解度テストは、実施すべき大切な業務ひとつです。それは、どのような職種においても同じでしょう。しかし、大切であるからこそ、資料づくりやテスト作成には時間や手間がかかってしまうものです。そこで今回は、DocPuzzleというサービスを紹介しますので、ぜひ活用してみてはいかがでしょうか。

教育・研修をサポートする「クラウド教育テストツール」

DocPuzzleを利用すると、社内における、さまざまな研修や教育を、サポートしてもらうことができます。内容としては、プライバシーマークや、各種ISO、ISMS、コンプライアンスなど、多岐にわたります。クラウド教育テストツールと呼ばれ、教育、研修、テストなどを、オンライン化するサービスととらえてください。

前述した内容例のほかにも、社員入社時の理解度テストなど、やや手間にも感じる問題作成を、すべて代行してもらえることより、格段に担当部署の手間が省けます。紙ベースの資料はもちろん、今の時代、WordやPDFにて、自社データを保管している会社も多いでしょう。資料の作成依頼は、そういった多方面の素材から可能です。

そして、その依頼方法はとても簡単です。まずは、手元に自社オリジナルの文書を用意してください。従業員向けマニュアル、ガイドライン、社内規定など、色々あるでしょう。なかでも、より重要なポイントをマークし、それをアップロードするだけです。利用の申し込みをはじめ、元となるデータのアップロードやそのあとの管理など、すべてオンラインにて完結します。

また、それぞれの会社に沿った内容へと自由にカスタマイズできるテンプレートも付属されているため、導入後すぐに活用できる点も魅力的です。テンプレートは全部で4つ用意されています。個人情報およびPマーク、コンプライアンス、パワハラ、セクハラの分野です。

個人情報の保護に関しては、法律の基本が分かりやすく説明されています。また、毎年実施必須のPマークについては取得事業者に求められる取り組みについて、その重要性がよく分かる資料となっています。

コンプライアンスに関しては、具体的な違反事例が取り上げられていることで、気を付けなければならない事柄がよく理解できるでしょう。法令を遵守するというのは、どの企業にとっても、そもそもどんな人にとっても、当たり前のことです。

そして、昨今何かと問題になりがちなのが、パワハラやセクハラではないでしょうか。職場内での立場を利用して、精神的、身体的に苦痛を与えるパワーハラスメントに、男女雇用機会均等法に関して上がってくる問題として圧倒的に多いセクシャルハラスメント。

業務の適正範囲を越えるような行為は、絶対あってはなりません。未然に防ぐための取り組み方はもちろんのこと、万が一被害にあってしまった場合の対策方法も、具体的に示されています。

以上が、とてもシンプルでありながら、最大限の学習効果が期待できるサービスとして注目されている、クラウド教育テストツールの概要です。社内文書を読んで理解度をチェックするという点に着目した、分かりやすい資料の作成を期待してください。

DocPuzzleの9つの機能

それでは、DocPuzzleの具体的な機能についてひとつずつ見ていきましょう。全部で9つあります。導入を検討する際の参考にしてください。

テストの作成

自社で使用しているマニュアルや資料から、簡単にテスト問題の作成ができます。抽出元は、紙媒体でもPC上のドキュメントでもかまいません。

配信の管理

テストの対象者である従業員の登録をします。それに付随して、実施案内や注意点などのメール配信も可能です。

時間の記録

個人ごとの時間管理が行えます。たとえば、ドキュメントの確認にかかった時間や、テストを完了するまでに要した時間などの記録が可能です。

テストの集計結果

テスト結果を自動的に集計してもらえるのは、とても助かる機能といえるでしょう。平均点も表示されるのに加えて、参加状況や従業員ごとの結果も閲覧できます。

Google Workspaceとの連携

すでに利用しているGoogle Workspaceと連携することも可能です。

クラウドサービス

DocPuzzleはクラウド上での提供であるため、厄介なセットアップやインストールなどは必要ありません。複雑な操作が苦手であるという方にもおすすめです。

配付資料の閲覧状況確認

従業員に配布している資料などを、それぞれがどれだけ確認しているか、閲覧状況を把握することができます。その結果によって、個別にアナウンスをかけることも簡単です。

多言語対応

主言語と副言語を登録することができるため、多国籍の従業員をかかえる会社でも安心して導入を検討しみてください。ただし、今のところ翻訳機能は備わっていないため、原稿自体は自社で用意する必要があります。

合格ラインの設定

問題ごとに合格ラインを設定しましょう。不合格だった場合に、再試験の案内を出すことも容易にできます。

こんな時に使える！DocPuzzleの導入シーン

最後に、DocPuzzleはどのようなときに役立つのでしょうか。ここでは、導入した場合のメリットを含めて、いくつかの活用シーンを紹介します。まず、オンライン上で教育やテストが完結することで生まれるメリットを考えてみましょう。

たとえば、シフト制の職場において、対象者が揃って出勤する機会が少ない場合などに、オンボーディングプロセスの効率化を図れると考えられます。また、紙での資料を配布することがないため、印刷や体裁を整えるようなことも必要ありません。一人ひとりがPCを使用する必要もなく、個々のスマートフォンにデータやテストを送ればよいのです。

そして、チェックや管理は本部でまかなえば、手間もコストも、大幅に削減できるでしょう。この先、在宅ワークが主流となる時代も遠くありません。オンラインのみで事足りるのであれば、そういった勤務形態にも順応していけるということです。

続いて、年に1度、担当部署を悩ますテストは、どのようなテストでしょうか。それは、Pマーク、情報セキュリティの定期テストです。実は、こちらの準備はとてもボリュームがあるといわれています。そんなときは、DocPuzzleの活用がおすすめです。DocPuzzleにすべてお任せすればよいため、特別な用意も不要であり、円滑なテスト遂行が期待できます。過去の記録もしっかりと残るため、各種審査の対応もスムーズです。

そして、近年どんどん重要度が上がっている、コンプライアンスについては、理解と同意が必須となります。最近のニュースでも、従業員の問題行動に、頭をかかえる企業を見かけることが多くなりました。

こういった話題に自社が巻き込まれないためにも、まずは一人ひとりが、社内の規定をしっかりとインプットすることがもっとも大切です。それと同時に、その内容に対して賛同を得ることで、問題行動への抑制効果を願いましょう。DocPuzzleを利用して、全従業員に理解しやすい資料が届くことを期待します。

まとめ

DocPuzzleの特徴について説明しましたが、いかがでしたでしょうか。自社内で行うことは、自社内で対応しなければという根本的な概念を1度取っ払ってみるのも、手間を省くひとつの手です。DocPuzzleの活用によって代行してもらえることで、悩んでいた時間が劇的に減らせるでしょう。

なお、金額については、利用人数や必要容量によりプランが分かれています。人数は管理者と回答者の合計となりますが内訳に制限はありません。ストレージ容量内であれば、問題数や実施回数に限りがない点も、DocPuzzleを利用したくなるポイントのひとつです。

操作方法も大変シンプルで簡単ですが、まずは無料で試してみてはいかがでしょうか。管理者側、回答者側、それぞれの操作イメージを体験してみてから導入の検討をされても遅くないでしょう。

DocPuzzle (ドックパズル) の基本情報